Empreendedoras geralmente tem uma agenda lotada de atividades, compromissos e responsabilidades. Na maioria das vezes é muito complicado dar conta de tudo. Aprender a delegar pode te ajudar a conseguir muito mais tempo para dar foco nas atividades prioritárias e mais rentáveis.

Quando você delega está transmitindo poderes, dividindo responsabilidades e dando autonomia para que outras pessoas executem ações que geralmente são feitas por você.

Na teoria é tudo muito mais fácil. O que geralmente acontece na prática empreendedora é a pessoa acumular ainda mais tarefas pessoais e profissionais, correndo o risco de entrar em um loop infinito de “coisas demais e tempo de menos”.

Diversos são os motivos de as pessoas preferirem não delegar. Citando alguns deles:

* É mais rápido fazer do que explicar

* Trabalho melhor sozinha

* Os outros não sabem fazer sozinhos

* Preciso ter certeza de que nada vai dar errado

* Eu não consigo ficar sem fazer nada, me sinto improdutiva

* Eu quero dar conta de tudo

* Se eu delegar eu vou ter que pensar pelas pessoas

* Vou ter que conferir e refazer porque as pessoas podem fazer de qualquer jeito e pela metade

* Dá mais trabalho pedir para fazer de novo e arrumar o que não ficou bem feito

Se você já utilizou ou utiliza constantemente alguma das justificativas acima, experimente fazer um exercício de reflexão e mudança de modelo mental:

* Já pensou quanto tempo você pode economizar depois, se você se der ao trabalho de explicar agora?

* O quanto você poderia melhorar se tivesse mais tempo e ajuda?

* Como as pessoas podem aprender se não tiverem a oportunidade de fazer?

* De que forma a sua sobrecarga de trabalho atual contribui para aumentar ou diminuir os erros?

* Você realmente precisa fazer tudo sozinha?

* O que importa mais: os resultados obtidos ou como o trabalho foi feito?

* Você vai demorar mais tempo fazendo tudo sozinha ou conferindo e solicitando pequenos ajustes?

Confira abaixo algumas dicas práticas para você fazer uma delegação bem-sucedida e usar melhor o seu tempo e dinheiro.

1. IDENTIFIQUE

Inicie identificando o que pode ser delegado para outra(s) pessoa(s).

Faça uma lista de todas as atividades ou tarefas que você realiza ou precisa realizar.

Dessa lista, selecione aqueles que só você pode realizar.

Escreva os motivos pelos quais só você pode fazê-las.

Releia os motivos e responda: “essa tarefa é realmente minha? Ela está entre as minhas prioridades? Somente eu posso executá-la?”

A partir da sua lista, selecione as tarefas que podem ser delegadas.

2. PLANEJE

Uma vez que você identificou as tarefas que podem ser delegadas, defina quais tarefas são prioritárias.

Para cada uma das tarefas, responda:

* Quais são as pessoas mais indicadas para realizar cada tarefa?

* As atividades a serem delegadas são compatíveis com a carga de trabalho, competências, habilidades e experiência da pessoa?

* Qual é a prioridade de execução das tarefas?

* Quais são os prazos de conclusão de cada tarefa?

3. ORGANIZE

Agora que você já sabe O QUE delegar e PARA QUEM vai delegar, precisa organizar os recursos e negociar as condições de execução de cada tarefa. É como se fosse um contrato ou um acordo que você vai fazer com cada pessoa. Dessa forma ela não precisar “adivinhar” o que precisa ser feito e o que é esperado dela.

Disponibilize os recursos necessários para a execução da tarefa, sejam eles físicos ou financeiros, e deixe claro qual vai ser o seu grau de envolvimento.

* Que condições precisam ser negociadas e organizadas?

* Que recursos as tarefas exigem para serem executadas?

* Esses recursos estão disponíveis?

* Qual é o grau de envolvimento que você pode ou deseja ter?

4. COMUNIQUE

Esse é o momento de alinhar expectativas. Ao comunicar a pessoa sobre as novas atribuições você deve explicar para ela quais são os resultados esperados e como você entende que a tarefa deve ser executada.

Comunicação é uma arte. Nessa fase é essencial certificar-se de que a pessoa entendeu o que precisa ser feito.

A sua comunicação, verbal ou escrita, deve conter as seguintes informações:

* Qual tarefa ou tarefas devem ser realizadas

* Quais são os resultados esperados

* Qual é o prazo de entrega

* Qual é o padrão de desempenho desejado

* Quais são os recursos disponíveis

* Qual é o nível de autonomia que a pessoa vai ter para tomar decisões e resolver problemas

5. MOTIVE

Lembre que delegar é diferente de “delargar”.

Depois de comunicar a execução das tarefas você deve estar por perto e disponível, evitando “sumir do mapa”. Nessa hora tudo o que você não precisa é que a pessoa se sinta abandonada, cheia de dúvidas e problemas que não consegue resolver.

Você deve buscar formas de motivar a pessoa a executar aquela tarefa, que muitas vezes é nova para ela. Dessa forma você vai obter cooperação, aumentando as chances de a tarefa ser executada com sucesso.

O que você pode fazer para motivar?

* Evidencie os bons resultados alcançados

* Elogio o esforço aplicado para executar a tarefa

* Demonstre ter confiança na pessoa

* Enfatize os desafios e as oportunidades de desenvolvimento

6. MONITORE

Quando você está por perto pode não somente esclarecer as dúvidas e ajudar a encontrar soluções para os problemas, mas principalmente monitorar o andamento das tarefas.

É fundamental, principalmente no início, fazer um acompanhamento periódico para saber se está tudo dando certo.

Evite o microgerenciamento. Você não precisa ficar monitorando cada pequena ação. Mas você

precisa ter uma visão mais ampla de como a execução da tarefa está acontecendo, evitando problemas maiores no futuro.

7. AVALIE

A avaliação é o último passo da delegação.

Quando a tarefa estiver concluída, é importante avaliar se tudo saiu conforme o planejado, verificando se as expectativas, metas e objetivos foram atingidos.

O que deve ser avaliado?

* Os resultados

* O prazo de entrega

* A produtividade

* A qualidade dos produtos ou serviços gerados

* O desempenho da equipe

* Os desempenhos individuais

Se você começar a delegar algumas atividades operacionais pode usar o seu precioso tempo para atividades mais estratégicas e de gestão do seu negócio.

Independente de você delegar atividades simples e complexas, no contexto pessoal ou profissional, lembre sempre que quando você delega está compartilhando seus conhecimentos e ajudando as pessoas a crescerem. Isso pode fazer uma grande diferença na vida delas e na sua vida também.

“Feliz aquele que transfere o que sabe e aprende o que ensina.” Cora Coralina

Adelaide Giacomazzi
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